私のタスク管理 2015年春


お久しぶりです。三浦です。

今日は 2015年のタスク管理 のエントリを読んで自分と近くて面白かったので、自分のタスク管理方法をまとめてみたいと思います。

http://motemen.hatenablog.com/entry/2015/04/getting-things-done

大方針:  メールのインボックスにとりあえずタスクを積んでおく

個人的にタスク管理は、

  • 管理コストをなるべく下げる
  • なるべく気が向いた時にタスクをこなせるようにする
  • タスクの resumability (タスクの中断から復帰しやすくする)を高める

を重視しています。

今のタスク管理はタスクをメールで投げて、すぐにできるものはタスクをこなしてメールをアーカイブに入れるか、Mailbox でメールを適当にスヌーズさせています。

メールでタスク管理をする

タスクの追加

タスク管理のためにタスクアプリにタスクをいちいち追加するのが面倒になってタスク管理をしなくなるということが続いていて、タスクの依頼形式として一番多いメールでタスク管理をするようにしました。これで github から送られてくるレビュー依頼や Slack や Trello のメンションのメールもそのままタスクとして扱えるのでタスク追加コストが小さくなりました。

また、スマートフォンからタスクを追加する際は NOTE というアプリを使って高速に気持ち良くメールを自分宛に送ることができるので大変重宝しています。

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タスクを消化する

タスクをいつやるのかは Mailbox のスヌーズ機能を使っています。割と気が進まないタスクは “Later Today” しまくって、それを繰り返すうちにそろそろやるかという気になれるので Mailbox のスヌーズ機能に助けられています。

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また、Mailbox のスヌーズを使って常に “Inbox Zero” の状態になるようにしています。こうすると今何にフォーカスするべきかわかるようになるので、散漫にならずに心穏やかにタスクを進めることができます。

ワークスペースを使う

メールでタスクを管理するようになると、タスクに対してメモを残すのが難しくなってしまいます。そこでワークスペースとして Evernote を使います。

Evernote のタグでタスク管理する

すぐに解決できないタスクの時はそのメールをアーカイブに入れて、Evernote に新しくノートを作って TODO タグをつけておきます。そしてそのタスクに着手したら WIP に変更して、終わったら DONE のタグに変えます。実際には手動でタグを切り替えるのではなく、Evernote のノートを Kanban board として扱えるようになる Kanbannote を使っています。

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Kanbannote を使うことで Evernote 上のタスクを一覧で見ることが出来るようになります。

Evernote なのでどんどんログ的なものから情報を入れておけるのとノートに対してリマインダを設定できるので、もはや Evernote から離れられなくなっています。

タグに色付けする

最近は Evernote のクライアントとして Alternote を使っています。 Alternote はタグに色をつけることができるのでタスク用のノートの視認性が上がるのが気に入っています。

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タスクを一覧する

タスクはメールと Evernote で管理していますが、さらに仕事で Trello を使って情報が散らばりがちなので、zapier を使って Evernote や Trello のリマインドをカレンダーにパブリッシュするようにしています。

ただ上記のカレンダーには Mailbox 上のスヌーズ状態のメールは一覧できませんが、Mailbox にタスクを通知されたらそのタスクをこなすという運用なので Mailbox 上のタスクが一覧できなくてもあまり問題になっていません。

まとめ

メールと Evernote を中心としたタスク管理を紹介しました。このタスク管理をして1年ほどですが継続してタスク管理ができているので概ね満足しています。もう少し使うツールを絞りたいとは思っていて、もっといいアプリややり方があれば教えて欲しいです。